OPS Là Gì? Vai Trò, Nhiệm Vụ Và Cơ Hội Nghề Nghiệp

Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu vị trí OPS là gì? Vai trò, nhiệm vụ, yêu cầu tuyển dụng và những kỹ năng cần thiết để trở thành một OPS xuất sắc như thế nào? Để hiểu rõ hơn Logistics H-A mời bạn tham khảo bài viết, từ đó mở ra cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong lĩnh vực đang phát triển này!

OPS là gì?

OPS (nhân viên hiện trường) là một vị trí quan trọng trong các công ty logistics và xuất nhập khẩu, đảm nhận vai trò giám sát và điều phối hoạt động giao nhận, vận chuyển hàng hóa tại hiện trường, khai báo và hoàn thành thủ tục hải quan. Họ trực tiếp theo dõi quá trình bốc xếp, kiểm tra chất lượng hàng hóa và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan và giao, nhận, vận chuyển hàng hóa. OPS là bên kết nối giữa các bên liên quan, từ nhà cung cấp, đơn vị cung cấp dịch vụ logistics đến khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và tiến độ. Vai trò của họ đặc biệt quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa quá trình lưu thông hàng hóa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình cung cấp dịch vụ logistics.

Vai trò và nhiệm vụ của OPS

Nghề OPS có vai trò và nhiệm vụ quan trọng. Chẳng hạn như: 

+ Rà soát tính chính xác của bộ chứng từ xuất, nhập khẩu: Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ và đối chiếu với tờ khai hải quan trước khi chính thức khai báo và làm thủ tục thông quan. 

+ Xuất trình bộ chứng từ, hàng hóa với các cơ quan quản lý: Xuất trình bộ chứng từ, hàng hóa với các cơ quan kiểm tra như: hải quan, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm dịch y tế và các bên liên quan.

+ Liên lạc với cơ quan quản lý hàng hóa tại sân bay, cảng biển và các điểm thông quan nội địa: Làm việc với các bên liên quan để tiến hành đóng các loại phí, bố trí các phương tiện vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, đóng gói để đảm bảo tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa lưu thông thuận lợi.

+ Xử lý các vấn đề phát sinh tại hiện trường: Đảm bảo giải quyết nhanh chóng các tình huống bất ngờ như hàng hóa bị hỏng, mất mát, hoặc chậm trễ. Giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan: tham vấn giá, lấy mẫu,…

+ Giám sát và bàn giao hàng hóa: Theo dõi quá trình vận chuyển, bốc dỡ và lưu kho hàng hóa để đảm bảo đúng tiêu chuẩn, quy trình đối với từng loại hàng cụ thể. Bàn giao hàng hóa với khách hàng đầy đủ và nguyên vẹn.

+ Chuẩn bị hoàn tất hồ sơ xuất, nhập khẩu: lập bảng biểu, hồ sơ bàn giao cho các bộ phận tiếp theo để theo dõi về thuế, chứng từ thanh toán, chứng từ lưu trữ để đảm bảo cho công tác kiểm tra sau thông quan nếu có.

Kỹ năng cần có của một OPS

Để đảm bảo hiệu quả công việc và xử lý tốt các tình huống phát sinh tại hiện trường, OPS cần trang bị cho mình một loạt kỹ năng quan trọng. Ví dụ như: 

+ Kiến thức mã số thuế và hàng hóa: Am hiểu kiến thức về nhiều loại tính chất của hàng hóa, để kiểm tra, tư vấn cho khách hàng mã số thuế chính xác của hàng hóa, đảm bảo tính chính xác của việc khai báo hải quan, tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian nhận hàng.

+ Kiến thức căn bản về các phương tiện xếp dỡ: tư vấn cho khách hàng việc xếp dỡ, đóng hàng vào container đối với hàng xuất khẩu, đưa hàng hóa, nguyên liệu máy móc vào kho hàng để bảo quản hàng hóa một cách khoa học.

+ Kỹ năng giao tiếp: Làm việc với nhiều bên liên quan, OPS cần biết cách truyền đạt thông tin rõ ràng.

+ Kỹ năng quản lý thời gian: Đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời gian quy định.

+ Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý những tình huống khoa học, kịp thời, giảm phát sinh trong quá trình làm việc.

Những kỹ năng này không chỉ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ mà còn đóng góp vào sự thành công chung của chuỗi cung ứng.